Кадровый электронный документооборот (КЭДО) уже давно перестал быть просто способом отказаться от бумажных документов. Сегодня это полноценный инструмент автоматизации HR-процессов, который помогает экономить рабочее время, ускорять согласование документов и делать взаимодействие сотрудников с отделом кадров гораздо удобнее.
Однако многие компании используют возможности КЭДО лишь частично: отправляют документы на подпись, но не задействуют функции, способные значительно сократить количество рутинных задач.
В этой статье специалисты компании Тюмень-Софт собрали несколько сценариев работы с сервисом 1С:Кабинет сотрудника, которые помогут получить максимум пользы..
Сценарий 1. Как избавиться от бумажных заявлений на отпуск в КЭДО
Во многих организациях оформление отпуска до сих пор выглядит одинаково: сотрудник пишет заявление вручную, затем документ проходит несколько кабинетов, после чего попадает в бухгалтерию и кадровую службу.
Такой процесс занимает время и увеличивает вероятность ошибок или потери документов.
Используя 1С:Кабинет сотрудника, работник может оформить заявление на отпуск прямо в личном кабинете. Руководителю достаточно открыть документ и согласовать его буквально за несколько кликов. После утверждения данные автоматически поступают в учетную систему 1С.
Преимущества такого подхода:
> сокращается время оформления отпусков;
> исключается риск потери заявлений;
> уменьшается количество ручного ввода информации;
> кадровая служба тратит меньше времени на обработку документов.
Чем больше кадровых процессов переведено в электронный формат, тем заметнее экономия рабочего времени.
Сценарий 2. Как организовать КЭДО для удаленных сотрудников
Удаленный формат работы стал привычным для многих компаний. Но вместе с ним появились сложности с подписанием кадровых документов: приходится пользоваться курьерскими службами, почтовыми отправлениями или ждать приезда сотрудника в офис.
КЭДО позволяет полностью отказаться от подобных неудобств.
Через 1С:Кабинет сотрудника можно направлять сотрудникам:
> приказы;
> дополнительные соглашения;
> уведомления;
> заявления;
> кадровые справки;
> другие документы, предусмотренные кадровым документооборотом.
Сотруднику достаточно открыть документ в личном кабинете и подписать его в электронном виде. Приезжать в офис или пересылать бумаги больше не потребуется.
Такой подход особенно актуален для компаний с филиальной структурой, удаленными специалистами и сотрудниками, работающими в разных регионах.
Сценарий 3. Как ознакомить с документами весь коллектив за несколько минут с помощью КЭДО
Появилось новое положение об оплате труда? Изменились правила внутреннего трудового распорядка? Необходимо ознакомить сотрудников с новым приказом?
Вместо массовых рассылок по электронной почте или сбора подписей на бумаге воспользуйтесь возможностями 1С:Кабинет сотрудника.
Сервис позволяет отправить документ сразу выбранной группе работников и отслеживать процесс ознакомления в режиме реального времени.
Кадровый специалист всегда видит:
> кто уже ознакомился с документом;
> кто его подписал;
> кому необходимо отправить напоминание.
Это особенно удобно при обновлении локальных нормативных актов, когда важно подтвердить факт ознакомления каждого сотрудника.
Сценарий 4. Как получать любые справки / документы в КЭДО
Одна из самых частых причин обращения сотрудников в кадровую службу – запрос различных справок.
Например:
> справки о доходах;
> справки с места работы;
> документов для банка;
> документов для оформления визы;
> справок по запросу государственных органов.
Используя 1С:Кабинет сотрудника, работник может самостоятельно отправить запрос через личный кабинет.
Кадровому специалисту останется только подготовить документ и направить его сотруднику в электронном виде.
В результате сокращается количество телефонных звонков, личных визитов и переписки, а сотрудники получают необходимые документы значительно быстрее.
Сценарий 5. Как подключить уведомления в КЭДО, чтобы документы не “зависали” на одном сотруднике
Даже если процесс полностью переведен в электронный формат, документы могут долго ждать подписания просто потому, что сотрудник забыл о новом уведомлении.
В 1С:Кабинет сотрудника эта проблема решается автоматически.
Сервис уведомляет сотрудников о новых документах, ожидающих ознакомления или подписания, а кадровый специалист в любой момент может увидеть текущий статус каждого документа.
Благодаря этому:
> сокращаются сроки согласования;
> уменьшается количество просроченных документов;
> кадровой службе не приходится постоянно напоминать сотрудникам вручную.
Сценарий 6. Как подписывать КЭДО со смартфона из любой геолокации
Не каждый сотрудник ежедневно работает за компьютером.
Это особенно актуально для:
> продавцов;
> водителей;
> монтажников;
> сотрудников производства;
> сервисных инженеров;
> специалистов с разъездным характером работы.
Именно поэтому 1С:Кабинет сотрудника поддерживает работу с мобильных устройств.
Сотрудник может открыть документ, ознакомиться с ним и подписать его практически из любой точки, где есть интернет.
Это значительно ускоряет кадровые процессы и избавляет сотрудников от необходимости приезжать в офис только ради подписи одного документа.
Почему компании переходят на КЭДО
Современный кадровый электронный документооборот – это уже не просто отказ от бумаги. Это возможность выстроить удобные процессы взаимодействия между сотрудниками, руководителями, кадровой службой и бухгалтерией.
Использование 1С:Кабинет сотрудника позволяет:
> ускорить оформление кадровых документов;
> сократить объем бумажного документооборота;
> организовать работу с удаленными сотрудниками;
> уменьшить количество ошибок при оформлении документов;
> автоматизировать типовые кадровые процессы;
> повысить удобство работы сотрудников и HR-службы.
Если компания уже использует продукты 1С, внедрение 1С:Кабинет сотрудника станет логичным шагом в развитии цифрового кадрового документооборота.
Переход на КЭДО – это не только выполнение современных требований к кадровому документообороту, но и возможность освободить специалистов по кадрам от рутинных операций.
Чем активнее используются возможности 1С:Кабинет сотрудника, тем больше времени остается на действительно важные HR-задачи, а сотрудники получают привычный цифровой сервис для взаимодействия с работодателем.
Специалисты Тюмень-Софт помогут внедрить 1С:Кабинет сотрудника, настроить кадровый электронный документооборот, обучить сотрудников и обеспечить сопровождение сервиса, чтобы переход на КЭДО прошел быстро и комфортно для всей компании.
Получить консультацию:
