Внедрение 1С Кабинет сотрудника: кейс подключения КЭДО на заводе ЖБИ
Как перевести кадровый документооборот в электронный формат, сократить сроки обработки кадровых операций на 80% и снизить нагрузку на HR-службу? Показываем на реальном примере внедрения сервиса 1С:Кабинет сотрудника командой Тюмень-Софт в ООО «Завод ЖБИ-3».
Для компаний с большим штатом кадровый документооборот – это сотни и тысячи документов, согласований, подписей и обращений сотрудников в кадровую службу. Когда все процессы построены на бумаге, работа с документами занимает много времени, а их хранение и поиск становятся отдельной задачей.
Автоматизация кадрового ЭДО с помощью 1С:Кабинет сотрудника позволяет перенести значительную часть этих процессов в электронный формат и организовать взаимодействие сотрудников и работодателя непосредственно в 1С.
ООО «Завод ЖБИ-3»: до внедрения КЭДО
ООО «Завод ЖБИ-3» специализируется на производстве и монтаже железобетонных конструкций, а также выполнении полного комплекса строительных работ.
В компании работает около 485 сотрудников. При таком количестве работников кадровая служба ежедневно обрабатывает значительный объем документов.
До внедрения 1С:Кабинет сотрудника кадровый документооборот в организации велся преимущественно на бумаге. Это создавало сразу несколько проблем:
> кадровые документы требовали длительного согласования;
> увеличивался объем бумажного архива;
> поиск нужных документов занимал дополнительное время;
> сотрудники были вынуждены обращаться в кадровую службу по многим вопросам;
> кадровым специалистам приходилось выполнять большой объем рутинных операций вручную;
> контроль этапов согласования и подписания документов был менее прозрачным.
Для предприятия с большим штатом такой подход становился все более затратным по времени и ресурсам.
Решением стала автоматизация кадрового документооборота с помощью сервиса 1С:Кабинет сотрудника.
1С:Кабинет сотрудника позволяет организовать электронное взаимодействие между работодателем и сотрудниками и перенести кадровые процессы из бумажной среды в цифровую.
Сотрудник получает возможность работать с кадровыми документами в электронном виде, а кадровая служба – централизованно формировать, отправлять, согласовывать и хранить документы.
Для бизнеса это означает:
> меньше бумажной работы;
> более быстрое согласование документов;
> единое пространство для хранения кадровых документов;
> снижение нагрузки на сотрудников отдела кадров;
> удобное взаимодействие с работниками;
> возможность работать с кадровыми документами удаленно;
> использование электронной подписи для придания документам юридической значимости.
При этом сервис интегрируется с решениями 1С, что позволяет автоматизировать кадровые процессы без создания отдельной информационной системы.
Команда Тюмень-Софт внедрила сервис 1С:Кабинет сотрудника и настроила необходимые процессы электронного кадрового документооборота с учетом задач предприятия.
В рамках проекта были выполнены следующие работы.
1. Внедрен сервис 1С Кабинет сотрудника
Компания получила единый цифровой инструмент для взаимодействия сотрудников с кадровой службой.
Работа с кадровыми документами была переведена из привычного бумажного формата в электронный.
2. Автоматизирован кадровый ЭДО (КЭДО)
Кадровые процессы стали выполняться в электронном виде: от формирования документа до его согласования и подписания.
Это позволило отказаться от значительной части ручных операций и сократить время обработки кадровых документов.
3. Настроены маршруты согласования и подписания
Для кадровых документов были настроены соответствующие маршруты.
Теперь документ последовательно проходит необходимые этапы согласования и подписания без передачи бумажных экземпляров между сотрудниками.
4. Внедрена система электронных подписей
Для подписания электронных кадровых документов была организована работа с электронными подписями.
Это позволило обеспечить юридическую значимость электронного кадрового документооборота и отказаться от необходимости собирать подписи на бумажных экземплярах документов в рамках автоматизированных процессов.
5. Создан единый архив кадровых электронных документов КЭДО
Кадровые документы теперь хранятся в электронном виде в единой системе.
Вместо поиска нужного документа среди бумажных папок кадровому специалисту достаточно воспользоваться электронным архивом.
6. Обеспечен удаленный доступ сотрудников
Сотрудники получили возможность получать доступ к своим кадровым документам в электронном формате без необходимости каждый раз обращаться в кадровую службу лично.
Это особенно удобно для сотрудников, которые работают вне офиса или не могут оперативно подойти в отдел кадров.
Результаты внедрения КЭДО на Завод ЖБИ
Главный показатель успешной автоматизации – не сам факт перехода на электронные документы, а то, как изменились реальные рабочие процессы.
В ООО «Завод ЖБИ-3» после внедрения 1С:Кабинет сотрудника удалось получить следующие результаты:
Срок обработки кадровых операций сократился на 80%.
Если раньше оформление и согласование документов могло занимать значительное время из-за необходимости передавать бумажные экземпляры между участниками процесса, то после автоматизации основные операции выполняются в течение нескольких часов.
Кроме того:
> значительно сократилось использование бумажного документооборота;
> появился быстрый поиск кадровых документов в едином электронном архиве;
> повысилась прозрачность кадровых процессов;
> усилился контроль за этапами обработки документов;
> снизилась нагрузка на кадровую службу за счет автоматизации рутинных операций;
> сотрудники получили удобный удаленный доступ к кадровым документам;
> обеспечена юридическая значимость электронных кадровых документов с использованием электронной подписи.
Было до внедрения КЭДО → стало после внедрения КЭДО
Что дает автоматизация кадрового документооборота / внедрение КЭДО бизнесу
Опыт «Завода ЖБИ-3» показывает, что внедрение кадрового ЭДО – это не просто отказ от бумаги.
При большом штате автоматизация меняет сам принцип работы кадровой службы.
Экономия времени
Кадровым специалистам не приходится тратить рабочее время на печать, передачу, сбор и сортировку большого количества бумажных документов.
Снижение нагрузки на HR
Рутинные операции автоматизируются, поэтому кадровая служба может сосредоточиться на более важных задачах, а не на постоянной обработке бумажных документов.
Быстрый доступ к информации
Электронный архив позволяет быстрее найти необходимый документ и получить к нему доступ.
Прозрачность процессов
Электронные маршруты помогают контролировать, на каком этапе находится документ и кто должен выполнить следующее действие.
Удобство для сотрудников
Работнику не обязательно каждый раз посещать кадровую службу, чтобы получить или подписать документ. Значительная часть взаимодействия переводится в электронный формат.
Контроль и безопасность
Централизованное хранение и использование электронной подписи позволяют выстроить более управляемый процесс работы с кадровыми документами.
Автоматизация кадрового ЭДО особенно актуальна для организаций, где:
> работает несколько десятков, сотен или тысяч сотрудников;
> кадровая служба обрабатывает большой поток документов;
> сотрудники работают на разных объектах или удаленно;
> бумажный архив постоянно увеличивается;
> согласование кадровых документов занимает много времени;
> сотрудники часто обращаются в отдел кадров за документами;
> необходимо сократить объем ручной работы;
> компания уже использует решения «1С» для кадрового учета.
Для производственных, строительных, торговых, сервисных и других компаний с большим количеством сотрудников электронный кадровый документооборот может существенно упростить ежедневную работу.
Успешный переход на кадровый ЭДО зависит не только от выбора сервиса. Важно правильно настроить систему, маршруты документов, электронные подписи и взаимодействие сотрудников с кадровой службой.
Команда Тюмень-Софт помогает компаниям пройти этот путь комплексно: от подготовки и настройки решения до запуска электронного кадрового документооборота.
Кейс ООО «Завод ЖБИ-3» показывает практический результат такого подхода: при штате около 485 сотрудников срок обработки кадровых операций удалось сократить на 80%, а оформление и согласование кадровых документов – перевести в формат, занимающий всего несколько часов.
1С:Кабинет сотрудника помогает превратить кадровый документооборот из трудоемкого бумажного процесса в управляемую цифровую систему.
Хотите подключить КЭДО в своей компании?
Специалисты Тюмень-Софт помогут оценить текущие процессы, подобрать подходящий вариант автоматизации и внедрить 1С:Кабинет сотрудника с учетом особенностей вашей организации.
Оставьте заявку на внедрение 1С:Кабинет сотрудника – и узнайте, сколько времени и ресурсов ваша компания сможет сэкономить после перехода на кадровый ЭДО.